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W8 · Writing task

Writing a Formal Report

Structure findings, evaluate options and make recommendations clearly

What is a formal report?

A formal report presents findings on a specific topic, evaluates options or problems, and makes recommendations. It uses headings, impersonal language, and a logical structure. It is not an essay — it is functional writing.

Structure: Introduction (purpose + scope) → Findings (what was found, organised by heading) → Evaluation (strengths/weaknesses) → Recommendations (what to do) → Conclusion.

Report language: impersonal and precise

Reports use impersonal passive constructions, formal vocabulary, and avoid personal opinion markers. Headers organise the content.

Introducción / Resultados / Conclusiones y recomendaciones
El presente informe tiene por objeto analizar las causas del descenso en la participación estudiantil.
Se ha llevado a cabo una encuesta entre 150 estudiantes.
Los resultados revelan que el 65% considera insuficiente la oferta de actividades extraescolares.

Presenting findings with data

Report findings must be specific. Use data, percentages, and contrasting results. Organise under clear subheadings.

En lo que respecta a la satisfacción general, el 72% de los encuestados se declaró satisfecho, frente al 28% que expresó insatisfacción.
Por lo que se refiere a las instalaciones, los principales problemas señalados fueron la falta de equipamiento y el horario reducido.
Cabe destacar que los estudiantes de cursos superiores mostraron niveles de satisfacción inferiores.

Evaluating options

When evaluating, use balanced language: strengths, weaknesses, and conditions. Avoid absolute judgements.

La opción A presenta la ventaja de ser más económica, aunque requiere una mayor inversión de tiempo.
La opción B, por su parte, ofrece resultados más rápidos, si bien implica un coste inicial más elevado.
Ambas opciones son viables, aunque la elección dependerá del presupuesto disponible y los plazos establecidos.

Recommendations and conclusion

Recommendations use conditional and subjunctive. The conclusion is brief — it does not introduce new information.

Se recomienda que el centro amplíe la oferta de actividades extraescolares en horario de tarde.
Sería aconsejable implementar un sistema de retroalimentación trimestral.
Asimismo, se sugiere que se revise el equipamiento de las instalaciones deportivas antes del próximo curso.
En conclusión, las medidas propuestas contribuirán de forma significativa a mejorar la experiencia educativa.

Common Mistakes

Traps for English speakers

These are the errors English speakers make most often.

(Continuous prose with no headings)
→
Introducción / Resultados / Evaluación / Recomendaciones / Conclusión
Reports require section headings — continuous prose without headings is an essay, not a report.
En mi opinión, la situación es mala.
→
Los datos revelan que la situación ha empeorado un 15%.
Reports are impersonal — no En mi opinión; use Los resultados revelan / Se concluye que.
Se recomienda mejorar las cosas del centro.
→
Se recomienda que el centro amplíe la oferta de actividades en horario de tarde.
Recommendations must be specific: Se recomienda que + subjunctive + concrete action.
Muchos estudiantes están insatisfechos.
→
El 58% de los encuestados consideró insuficiente la oferta de actividades.
Findings must include specific data: percentages, ratios, or concrete examples.
En conclusión, (two paragraphs of new analysis)
→
En conclusión, las medidas propuestas contribuirán a mejorar la experiencia. (one paragraph)
The report conclusion is one brief paragraph — it synthesises, not introduces new findings.

Recap: Report Writing

Introduction
El presente informe tiene por objeto / Se ha llevado a cabo
El presente informe tiene por objeto analizar la satisfacción estudiantil.
Findings
Los resultados revelan que / En lo que respecta a / Cabe destacar que + data
Los resultados revelan que el 65% considera insuficiente la oferta de actividades.
Evaluation
La opción A presenta la ventaja de… aunque / La opción B… si bien
La opción A es más económica, aunque requiere una mayor inversión de tiempo.
Recommendations
Se recomienda que + subjunctive / Sería aconsejable + infinitive
Se recomienda que el centro amplíe la oferta en horario de tarde.
Conclusion
En conclusión, las medidas propuestas contribuirán a… (brief, impersonal)
En conclusión, las medidas propuestas contribuirán a mejorar la experiencia educativa.
Register
Impersonal: se ha llevado a cabo / los datos revelan / se recomienda que
Se ha llevado a cabo una encuesta. Los resultados revelan que el 72% está satisfecho.
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