Salutations, stating your purpose, making requests, signing off
A formal email has five clear parts: salutation → purpose → body (reason / request / information) → next step → closing.
Estimada señora Gómez: (salutation)
Me dirijo a usted para solicitar información sobre el curso. (purpose)
Estoy interesado en la modalidad presencial... (body)
Quedo a su disposición para cualquier consulta. (next step)
Atentamente, Carlos Ruiz. (closing)
Use Estimado/a + title/name for formal emails. Never ¡Hola! or Querido/a.
Estimado señor López: · Estimada señora Gómez:
A quien corresponda: (To whom it may concern)
Me dirijo a usted... (I am writing to you...) — formal first-person opening
Note the colon (:) after the salutation, not a comma.
Open the body with a clear statement of why you are writing.
Le escribo para solicitar / informarle / quejarme de…
El motivo de este correo es… (The reason for this email is…)
Me pongo en contacto con usted para… (I am getting in touch to…)
Use quisiera / me gustaría + infinitive or ¿podría...? for polite requests.
Quisiera solicitar una cita. (I would like to request an appointment.)
Me gustaría recibir más información. (I would like to receive more information.)
¿Podría enviarme el catálogo? (Could you send me the catalogue?)
Close with a courteous availability phrase, then a formal sign-off.
Quedo a su disposición. (I remain at your disposal.)
En espera de sus noticias, … (Awaiting your reply, …)
Atentamente, · Un cordial saludo,
Traps for English speakers
These are the errors English speakers make most often.